1. Préambule

XO Investments SA, Faubourg de l’Hôpital 10, 2000 Neuchâtel, n° IDE CHE 105.597.899 (« XO Investments »), est autorisée par la FINMA comme gestionnaire de placements collectifs au sens de l’article 24 al. 1, let. b de la Loi fédérale sur les établissements financiers du 15 juin 2018 (« LEFin »). XO Investments a pour but de fournir en Suisse toutes prestations de gestion de fortune et de conseil en placement, notamment dans le domaine de la prévoyance professionnelle, et tout services accessoires liés directement ou indirectement à son but. Plus spécifiquement, XO Investments conclut avec ses clients des mandats de conseil en investissements, et/ou des mandats de gestion de fortune (ci-après le « Contrat »), tant pour des institutions de prévoyance ou servant à la prévoyance que pour des clients privés.

La présente Charte de protection des données personnelles (la « Charte ») a pour objectif de garantir la transparence des traitements réalisés par XO Investments avant ou en rapport avec la conclusion du Contrat, ou à l’occasion de l’exécution du Contrat. Ainsi, XO Investments répond à son obligation d’information telle que prévue par l’article 19 de la Loi fédérale sur la protection des données du 25 septembre 2020 (la « LPD »).

Une donnée personnelle est définie par la LPD comme étant toute donnée se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (p.ex. nom, numéro de téléphone, adresse, fonction, patrimoine). Une personne est identifiable si elle peut être identifiée directement ou indirectement notamment par référence à un identifiant, par exemple des données de localisation, un identifiant en ligne ou une adresse IP.

La Charte communique les informations nécessaires afin que toute Personne Concernée puisse faire valoir ses droits sur ses données personnelles. La ou les « Personne(s) Concernée(s) » désignée(s) dans la Charte est/sont la(les) personne(s) physique(s) dont les données personnelles sont traitées par XO Investments.

2. Statut de XO Investments au regard de la LPD

Dans le cadre susmentionné, XO Investments est Responsable de traitement au sens de l’article 5 lettre j LPD, c’est-à-dire que XO Investments détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles.

En tant que Responsable de traitement, XO Investments s’engage à traiter les données personnelles qui lui sont confiées dans ce cadre de façon licite, loyale et transparente. Les traitements de données personnelles répondent également au principe de minimisation des données, c’est-à-dire que seules les données personnelles strictement nécessaires à la finalité déterminée par XO Investments (cf. article 2 de la présente Charte) font l’objet d’un traitement.

Pour toute information concernant les données personnelles traitées, les Personnes Concernées peuvent contacter XO Investments :

Par courrier à l’adresse suivante : Faubourg de l’Hôpital 10, 2000 Neuchâtel
Par email : info@xoinvestments.ch

3. Finalités des traitements des données personnelles

XO Investments ne traite que les données strictement nécessaires à l’accomplissement des finalités poursuivies. Ainsi, le traitement des données personnelles peut s’avérer nécessaire pour préparer l’exécution ou exécuter un contrat, ou pour respecter des obligations légales ou réglementaires. Il peut également reposer sur les intérêts légitimes de XO Investments, ainsi que sur le consentement préalable des Personnes Concernées, que celles-ci peuvent retirer en tout temps, selon les modalités mentionnées à l’article 11 de la présente Charte.

Les finalités des traitements des données personnelles dans le cadre du Contrat ou en amont de sa conclusion sont les suivantes :

La compliance, liée à la réglementation applicable en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, notamment la loi sur le blanchiment d’argent et ses ordonnances d’application, qui imposent à XO Investments des devoirs étendus en matière d’identification des prospects, clients, bénéficiaires économiques (ultimes) et de compréhension et surveillance de leurs opérations et transactions ;
Le traitement de demandes émanant des Autorités judiciaires ou administratives compétentes ;
Le traitement de demandes en vue des audits externes ;
L’archivage ou toute autre obligation tel(le) que requis(e) par la réglementation applicable ;
L’exécution des services selon le Contrat : notamment établissement du profil de risque du client tenant compte d’informations détaillées sur sa situation patrimoniale, ses connaissances et expérience en matière d’investissement, ainsi que sur ses objectifs de placement ;
Le suivi et la gestion administration du Contrat (établissement des factures et réception des paiements, gestion des éventuelles réclamations) ;
Le traitement des demandes d’exercice des droits des Personnes Concernées conformément à l’article 11 de la présente Charte ;
L’exercice de prétentions de XO Investments par voie judiciaire ou autre ;
La constitution d’un fichier de clientèle ;
La réalisation d’actions de marketing / prospection de nouveaux clients (par exemple, envoi de newsletters, invitation à des événements organisés par XO Investments) ;
L’apport de mandats pour la clientèle privée à NextView SA, société partenaire de XO Investments ;
Le bon fonctionnement du site internet de XO Investments, ainsi que l’amélioration de l’expérience d’utilisation du site, par le biais de cookies (cf. article 9 de la présente Charte).

4. Sources utilisées pour collecter des données personnelles

Afin de poursuivre les finalités mentionnées à l’article 2 de la présente Charte, XO Investments collecte ou reçoit des données personnelles par le biais des sources suivantes :

Directement auprès des Personnes Concernées, par exemple lorsqu’elles prennent contact avec XO Investments ou par le biais de documents (pré)contractuels qu’elles adressent à XO Investments ; et/ou
Indirectement auprès d’autres sources externes, y compris des sources accessibles au public (p.ex. internet, les listes de personnes soumises aux sanctions internationales), des sources disponibles via des services sur abonnement (p.ex. Bloomberg, World Compliance), ou des informations fournies par d’autres tiers.

5. Catégorie des données personnelles traitées

En fonction des finalités énumérées à l’article 2 de la présente Charte, XO Investments traite différentes catégories de données personnelles, notamment :

Les données d’identification : nom, prénom, adresse postale, adresse email, date de naissance, sexe, numéro de téléphone, document d’identité, numéro d’AVS, identifiant fiscal ;
Les données relatives à la situation familiale : statut marital, nombre d’enfants ;
Les données financières et données relatives au patrimoine : détails sur les connaissances et expérience du client selon le type d’actif, revenus, fortune, investissements précédents, détails de transactions, répartition des actifs, dettes, liquidité, horizon d’investissement, tolérance au risque, ressortant généralement du profil d’investissement et du profil de risque liés au Contrat ; coordonnées bancaires ; extrait du registre des poursuites ;
Les données relatives à la situation professionnelle : profession, employeur, diplômes, cv, permis de travail ;
Les données de sources externes : détails disponibles sur internet ou dans des bases de données publiques (p.ex. listes de sanctions) ou privées (p.ex. informations sur des procédures judiciaires ou administratifs, statut de PEP) ;
Les données « internet » : données d’identification électronique (adresse IP, navigateur, informations d’identification) ; données fournies via les contacts en ligne et/ou collectées grâce aux cookies de navigation (p.ex., préférences de langue, cf. article 9 de la présente Charte).

XO Investments traite des données personnelles sensibles (p.ex. extraits de casier judiciaire, informations concernant des procédures) uniquement afin de répondre à une obligation légale ou réglementaire suisse.

6. Communication de données personnelles à des tiers

XO Investments peut être amenée à divulguer ou à rendre accessibles les données personnelles aux catégories de destinataires suivants :

Aux autorités gouvernementales, juridiques, fiscales et réglementaires, ou à des autorités similaires, lorsque cela est nécessaire ;
Aux auditeurs externes de XO Investments ;
Aux établissements bancaires ;
Aux apporteurs d’affaires, comptables, conseillers fiscaux, conseillers juridiques, fiduciaires et tout autre prestataire de service ;
Aux sous-traitants de XO Investments, tels que les prestataires de services informatiques.

XO Investments peut également être amenée à communiquer des données personnelles dans le cadre de son partenariat avec la société NextView SA, notamment quand elle lui réfère des clients à la recherche des services fournis par cette dernière, tels que des services de family office, plus particulièrement de conseil patrimonial et fiscal, ainsi que de conseil en matière de fusion et acquisition (transactions M&A).

7. Communication des données personnelles hors de Suisse

Dans le cadre de l’exécution du Contrat, principalement lorsque la banque dépositaire des actifs du client est hors de Suisse, ou lorsqu’elle collabore avec des prestaires tiers hors de Suisse dans l’intérêt de ses clients, XO Investments peut être amenée à transférer des données personnelles relatives aux Personnes Concernées dans un pays tiers.

Dans ce cas, XO Investments s’engage à ce que ce transfert soit réalisé dans des conditions assurant un niveau de protection des données personnelles équivalent à celui prévu par la LPD, ce qui est notamment le cas si le pays destinataire bénéficie d’une décision d’adéquation du Conseil fédéral, conformément à l’Annexe 1 de l’Ordonnance sur la protection des données (« OPDo »).

En l’absence d’une telle décision d’adéquation, XO Investments peut transférer des données personnelles à l’étranger si un niveau de protection appropriée est garanti par :

Un traité international ;
Les clauses de protection des données comprises dans les contrats conclus entre XO Investments et ses cocontractants, préalablement communiquées au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) ;
Des clauses type de protection des données préalablement approuvées, établies ou reconnues par le PFPDT, et comprises dans les contrats entre XO Investments et ses cocontractants (Standard Contractual Clauses, SCC) ou ;
Des règles d’entreprise contraignantes préalablement approuvées par le PFPDT ou par une autorité chargée de la protection des données relevant d’un État qui assure un niveau de protection adéquat (Binding Corporate Rules, BCR).
XO Investments peut également transférer des données personnelles à l’étranger si la Personne Concernée a expressément donné son consentement à la communication, ou si la communication est en relation directe avec la conclusion ou l’exécution d’un contrat entre XO Investments et la Personne Concernée, ou entre XO Investments et son cocontractant dans l’intérêt de la Personne Concernée.

8. Mesures de sécurité et de confidentialité des données personnelles

XO Investments a mis en place les mesures techniques et organisationnelles nécessaires, compte tenu de la nature des données traitées, afin d’assurer leur sécurité et leur confidentialité.

Seuls les organes et salariés de XO Investments participant à l’exécution du Contrat ou aux autres tâches mentionnées à l’article 2 de la présente Charte pourront accéder aux données personnelles collectées.

XO Investments et tous ses organes ou employés sont soumis à l’obligation de garder le secret professionnel selon l’article 69 LEFin.

En ce qui concerne les sous-traitants, ils sont également soumis à une obligation de confidentialité, ainsi qu’à une obligation de sécurité des données, conformément à l’article 9 LPD et aux clauses contenues dans les contrats qu’ils concluent avec XO Investments.

9. Conservation des données personnelles

XO Investments supprime les données personnelles dès que leur conservation n’est plus raisonnablement nécessaire à l’accomplissement des finalités spécifiques mentionnées à l’article 2 de la présente Charte ou si le consentement est annulé (le cas échéant), à moins que leur conservation ne soit requise par toute loi applicable. En particulier, XO Investments conserve les données personnelles afin de remplir ses obligations légales et fiscales, à des fins de preuve, pour réaliser des audits internes, pour répondre à des demandes d’information émises par les autorités compétentes, ou encore exercer et/ou défendre ses droits en justice, et cela jusqu’à la fin de la période de conservation nécessaire ou le règlement de la réclamation en question.

10. Cookies

XO Investments utilise des cookies sur son site internet. Les cookies sont des fichiers de taille réduite de texte placés sur l’ordinateur, le smartphone ou tout autre appareil utilisé par des personnes visitant son site internet. XO Investments utilise deux types de cookies :

Des cookies liés à la session sur le site internet, qui sont techniquement nécessaires au bon fonctionnement du site (« cookies de session »). Ces cookies sont automatiquement effacés dès que la Personne Concernée quitte le site internet.
Des cookies qui permettent de distinguer les utilisateurs afin de leur proposer une expérience de navigation améliorée sur son site internet (« cookies fonctionnels »). XO Investments utilise des cookies fonctionnels uniquement si les Personnes Concernées ont donné leur consentement préalable par le biais de la bannière s’affichant sur le site internet de XO Investments. Ainsi, les Personnes Concernées peuvent refuser l’utilisation de cookies fonctionnels. Un tel refus aura toutefois un impact sur le fonctionnement du site internet, en ce sens qu’une partie des fonctions du site internet pourrait ne plus être disponible. Dans tous les cas, ces cookies sont effacés après une durée d’une année.

Si une Personne Concernée souhaite désactiver ou supprimer des cookies, elle peut le faire dans les paramètres de son navigateur.

11. Liens vers d’autres sites web

Le site internet de XO Investments peut, de temps à autre, contenir des liens vers d’autres sites internet. En cliquant sur un tel lien, la Personne Concernée est alors soumise aux politiques de confidentialité régissant la visite du site internet en question. XO Investments recommande aux Personnes Concernées de consulter ces politiques de confidentialité avant de transmettre toutes données personnelles à ces sites internet et décline toute responsabilité à ce sujet.

12. Modalités d’exercice des droits des Personnes Concernées relatifs aux données personnelles

Sous réserve des limitations prévues dans la présente Charte et/ou par les lois applicables en matière de protection des données, les Personnes Concernées peuvent exercer gratuitement les droits suivants en contactant XO Investments aux coordonnées indiquées à l’article 1 de la présente Charte :

Demander l’accès aux données personnelles que XO Investments détient les concernant et en recevoir une copie ;
Demander la rectification ou la suppression des données personnelles inexactes ;
Demander l’effacement des données personnelles lorsque leur traitement n’est plus nécessaire aux finalités poursuivies, ou lorsqu’il n’est pas ou plus licite pour d’autres raisons, sous réserve toutefois d’éventuels délais de conservation applicables ;
Demander une limitation du traitement des données personnelles lorsque l’exactitude des données est contestée, que le traitement est illicite, ou si la Personne Concernée s’est opposée au traitement ;
Retirer à tout moment leur consentement lorsque le traitement des données personnelles repose sur celui-ci ;
Recevoir les données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (droit à la portabilité des données) ;
Obtenir une copie des garanties appropriées ou adéquates que XO Investments a mis en place pour le transfert des données personnelles à l’étranger, ou y accéder ;
S’opposer au traitement des données personnelles, auquel cas XO Investments cessera ledit traitement.

Les droits susmentionnés peuvent être limités, par exemple lorsque XO Investments est tenue d’obtenir et de traiter les données personnelles pour se conformer aux lois et réglementations applicables, pour faire valoir des droits en justice ou se défendre contre des réclamations, ou si XO Investments a d’autres motifs légitimes pour le traitement qui prévalent sur les intérêts et droits des Personnes Concernées. Dès lors, XO Investments peut être en droit de continuer à traiter les données personnelles d’une Personne Concernée même après que celle-ci a choisi de retirer son consentement ou qu’elle se soit opposée au traitement.

La fourniture de certaines données personnelles peut être obligatoire, notamment en ce qui concerne le respect par XO Investments d’obligations légales et réglementaires auxquelles elle est soumise. Un refus de la part de la Personne Concernée de fournir ces informations peut empêcher XO Investments d’établir ou de poursuivre une relation d’affaires avec la Personne Concernée et/ou de lui fournir ses services.

Les demandes de la Personne Concernée relatives à ses données personnelles doivent être adressées à XO Investments par courrier ou par email à l’adresse indiquée à l’article 1 de la présente Charte.

XO Investments se réserve le droit de demander à la Personne Concernée une copie de sa pièce d’identité afin de s’assurer qu’elle est à l’origine de la demande d’exercice des droits sur ses données personnelles.

XO Investments déploiera les meilleurs efforts afin de répondre aux demandes de la Personne Concernée dans un délai maximum de trente (30) jours à compter de la réception de la demande. Les informations sont en principe fournies gratuitement par XO Investments, pour autant que cette communication n’engendre pas des efforts disproportionnés, auquel cas des frais peuvent être facturés aux conditions de l’article 19 OPDo.

13. Modification de la Charte

XO Investments peut modifier la présente Charte à sa seule discrétion.

XO Investments informe les Personnes Concernées et leur communique la Charte modifiée par tout moyen qu’elle juge approprié (notamment par courrier électronique). La Charte modifiée prend effet immédiatement.

Ainsi fait et adopté par la Direction le 3 juillet 2025.

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